ＰＴＡの活動の手引き
１．ＰＴＡ活動にあたって
（1） お願い事項
・ 自転車で来校したときは指定された場所（白線内）に斜めに駐輪する。
・ 校内では大声を出さない。
・ 飲食の際は以下のことに気を付ける。
① 授業中の生徒に配慮する。
② 三密を避けた行動をする。
③ 飲食中は適度な換気の確保し、大声での会話は控え、机は向かい合わせにしない。
・ 来校の際は、必ず２階受付を通り、（ ＰＴＡ 室横施錠中）保護者入校証もしくは来校者プレートを身に着ける。
（状況により、会の代表者がＰＴＡ室の鍵を開け、校内への入校を最小限に抑える）
・ ＰＴＡ 活動に当たって、マスクの着用を求めない事を基本とする。また、 P 会員・ T 会員ともにマスクの着脱を強いることのないように留意すること。
・ 上記のことを踏まえた上で、 PTA 活動中においては、一斉に近距離での大声での会話を控えるなど、工夫すること。
※武蔵野市教育委員会ガイドライン 令和 5 年 3 月 30 日改訂参照
（2） ＰＴＡメール配信システム マチコミ 使用について
・ ＰＴＡ活動に関するお知らせ、学校・地域関連のイベントについてはマチコミにて配信する。
・ 委員や団体が学年やクラスへの配信を希望される場合には、役員へ相談する。
（3） 防犯腕章の使用について
・ ＰＴＡ活動を行う際に必要に応じて使用する。
・ 使用の際は LINE OPEN CHAT または四小ＰＴＡ Gmail に連絡して使用許可を取る。
メールタイトル：防犯腕章利用許可願い
① 利用責任者氏名
② 利用責任者連絡先
③ 利用期限
④ 利用数
⑤ 利用目的
⑥ 返却予定日
以上を本文に明記する
２．委員の仕事について
（1） 学級委員
・ 総会、運営委員会に出席する。
・ 各学年ごとの担当職務の遂行。
・ 学校行事、ＰＴＡ活動への参加、協力する。
・ 学級、学年行事などを企画・実行し会員の親睦を図る。
参照：発行物と会計について Ｐ . 5 〜 9
「学年親睦会の手続きについて」Ｐ .14
（2） 行事委員
・ 総会、行事委員会に出席する。
・ 行事委員長は運営委員会に出席する。
・ 四小ゆめまつり、どんど焼き まつり を企画、実行する。
・ 学校行事・ＰＴＡ活動への参加、協力する。
（3） 校外生活委員
・ 総会、校外生活委員会に出席する。
・ 校外生活委員長は運営委員会に出席する。
・ 地区班編成、交通安全運動、防犯パトロールを行う。
・ 必要に応じて、子どもの地区班行事・自転車安全教室を行う。
・ 希望者は青少協の地区委員になり協力する。
・ 学校行事への参加、協力する。
（4） 選挙管理委員
・ 総会に出席する。
・ 選挙規定に基づいて役員選出を行う。
・ 選挙管理委員長は必要に応じて運営委員会に出席する。
（5） 会計監査
・ 総会、必要に応じて運営委員会に出席する。
・ 年２回指定された日に会計監査を行う。
※１０月・４月に会計監査実施予定。
（6） ＰＴＡフェスティバル委員
・ 総会、Ｐ連ＰＴＡフェスティバル運営委員会に出席する。
・ ＰＴＡフェスティバルに参加する。
・ ＰＴＡフェスティバル参加に向け、ＰＴＡフェスティバル協力員を取りまとめ、運営・進行を行う。
・ 必要に応じて、運営委員会に出席する。
（ＰＴＡフェスティバル参加前後の活動報告など
（7） 広報委員
・ 総会、Ｐ連広報委員会に出席する。
・ 必要に応じて、運営委員会に出席する。
・ ＰＴＡだより特集号の企画・写真撮影・原稿作成をする。
・ ＰＴＡホームページやメールによる情報配信。
３．会議について
（1） 総会
・ ＰＴＡの最高決議機関である。
・ 新委員の承認を行う。
・ 前年度の決算・会計監査の報告および承認を行う。
・ 新年度の活動方針、活動計画、予算案の承認を行う。
（2） 運営委員会（必要に応じて適宜開催。ただし総会月・８月を除く）
・ 活動報告及び連絡等について審議する。
・ 学校長、副校長、ＰＴＡ役員、学級委員、行事委員長、校外生活委員長で構成される。
４．ＰＴＡ室の使用について
（1） ＰＴＡ室はＰＴＡ会員のために開放されている。ＰＴＡ会員同士の親睦やＰＴＡ活動、ＰＴＡ同好会などのために幅広く利用できる。
（2） 学校が事務局となっている青少協、あそべえ、施設開放委員会および四小スポーツ団体は使用できる。
（3） ＰＴＡ室の使用上の管理は、副会長校内が行う。
（4） ＰＴＡ室の使用日時を主事室横の予定表に使用団体名（使用者名）を記入する。（試行中）
（5） 使用前後には、副校長先生に連絡・報告する。（不在時は主事室へ）
（6） 平日夜間（１７時～２１時）及び土日祝日に使用する場合は、予定表に記入し使用前後には主事室に連絡・報告する。（試行中）
（7） ＰＴＡ室の備品を室外で使用するときは、あらかじめ備品管理の担当役員（ 会計 ）に申し出てから備品ノートに記入する。
担当役員への連絡は、 LINE OPEN CHAT または 四小 ＰＴＡ Gmail アドレス宛てに行う。
（8） ・ 使用後は清掃を行い 、 ゴミはＰＴＡ室のゴミ箱へ捨てることができる。（食べ物のゴミは捨てないこと）
・プリンターのインク は 学 校のゴミとして出さ ず、 ＰＴＡ に連絡する 。
・退出時には開けた窓を閉め、電気・冷暖房を消し、戸締りの確認をする。
５．提出物について
(1) 会議への出欠席の返事、アンケート 、 参加申込用紙などを集める時。
→担任の先生へ提出
(2) ＰＴＡへの意見、要望がある場合
→LINE OPEN CHAT また は会長へ連絡
・提出物には担任の先生への提出を明記すること。
・提出物は担任の先生から副校長先生に集約されているため、ＰＴＡ役員、各委員長が副校長先生から回収する。学年親睦会のお知らせの出欠票など、学年・学級に関するものは学級委員が回収する。
６．ＰＴＡに関するプリントの発行について
プリント内容が決まったら、次の手順を経て発行すること。
※内容は正確に分かりやすくすること。
(1) 原稿の書き方 参照：Ｐ .7
・ 原稿用紙は適切なサイズのものを各自で用意する。
・ 原稿は、横書きにし、紙の上下左右に適切な余白を設ける。
・ 「家庭数」または「児童数」の区別を左上に明記する。
・ 発行日・学校名・ＰＴＡ会長名・発行者 作成者 名を 必ず 記入する。返信用については、差出人が明記されていること。
・ 手書きの場合は、黒ボールペンを使用する。
・「保護者」の標記についての書き方は 保護者 に統一する。（父兄は使わない。）
(2) 承認（参照：Ｐ .14
・ プリント原案は、まずＰＴＡ会長、次に副校長先生にその内容についての承認を受ける。その際、必要があれば修正する。
（ＰＴＡ会長への連絡はプリント原案を事務室前のＰＴＡ棚へ入れ、LINE OPEN CHAT または 四小ＰＴＡ Gmail 宛に書類確認依頼のメールを送る。）
(3) プリンター
・ プリンターの使用状況を備え付けの（団体毎の）台帳に以下項目を必ず記入する。（日付・目的・氏名・白黒またはカラー・枚数
・ プリンターは USB または携帯電話で接続して印刷する。（2 台同時印刷可能）
・ インク残量が、お知らせラインを下回った際には LINE OPENCHAT または 四小ＰＴＡ Gmail へ連絡する。
＜プリンター使用料＞
☆ ＰＴＡ活動に使用する場合 ・・・ 無料
☆ 地域及び四小スポーツ団体が使用する場合 ・・・ 以下の通り
(4) 発行・配布
・ 発行日に合わせて配布物（家庭数または児童数）は各学級の枚数＋２部を２階印刷室脇のクラス別配布棚に入れる。予備分（５部）は予備の棚に入れる。職員の分は副校長先生に渡す。
各学級の配布数や職員数は印刷機横のバインダーを参照。
・ 発行日より早い配布は出来ないが、発行日以降の配布は構わない。当日配布の場合は早めの時間に配布棚へ入れる。
・ 封筒使用の場合、表に宛名 学年、組、Ｐ会員名 を明記、ＰＴＡ印を押す。
７．ＰＴＡ諸経費の請求について
(1) ＰＴＡの出納事務はＰＴＡ会計が行う
・ 諸経費に関する問い合わせは会計担当者宛として LINE OPENCHAT または 四小ＰＴＡ Gmail へ。
(2) 各委員への活動費支払方法
1 活動費の支払いは各委員会ごとに仮払い方式とする。
活動費は第二回運営委員会で各委員会に出金される。
（各委員長、学年長は第二回運営委員会に印鑑を必ず持参すると)
2 運営委員会にて仮払い分を｢会計報告書｣ 参照：Ｐ .9 ）に記入し、領収書 レシート を添え提出する。領収書（ （※※）はクリップでとめる。（ホチキスでとめない）
内訳が分かるものでないと認められない。（感熱紙のレシートの場合は、原本とそれをコピーしたものが必要。）
(3) すべての会計報告は、会計監査があるため、半期ごと（９月・３月）の会計締切日までに済ませる 。
・ 原則として予算額を超えないものとする。
・ 領収書のないものは、活動費として承認されない。
・ 残った活動費は、必ずＰＴＡ会計に、返金する。
現金の精算（返納）は年度末までとするが、会計報告は半期ごととする。
(4) 「会計報告書」の提出者欄にサインをして捺印する。 参照：Ｐ .9
(5) プリンター使用料の請求方法 参照：Ｐ .5
・ 使用団体へ使用状況を伝え、請求する。
８．ＰＴＡ室以外の学校施設使用申込み方法及び使用上の注意について
ＰＴＡ室以外の学校施設を使用する際には、副校長先生に利用可能か確認の上、
「四小ＰＴＡ」として申込書に記入し提出する。
(1) 申込み方法
申込用紙の入手及び提出場所は、事務室前廊下の施設開放書類戸棚の上にある透明ケース。（申込用紙は ④ の引き出し）
・ 使用したい月の前月の１日～１０日（休日なら直前の学校業務日） までに申込む。【Ｐ .11 図１参照】 ① の引き出しへ）
・ 使用許可の承認書兼完了届を、２０日以降に速やかに取りに行く。（② の引き出し）
・ 使用後は、必ず完了届【Ｐ .12 図２参照】を提出する。（③ の引き出しへ）
※（同じ月に同じ場所を何回か使用する時は最終使用日に提出）
(注１ 申込みをしたのに使用しない場合は、
他にも使用を希望する団体が多数あるため、 施設開放運営委員会担当者（ＰＴＡ施設 開放 担当者宛にLINE OPEN CHAT または 四小ＰＴＡ Gmail に速やかに連絡する。
（注２ １０日を過ぎてからの申込みは、基本的に受付けていない。
１０日に間に合わない場合は必ず１０日までに施設開放運営委員会担当者に連絡する。ただし発行日は原則として月末（３０日か３１日）とする。）(
（注３ 複数の施設を同時に使用する場合、申込書は１施設につき１枚作成する。）
※許可書は、施設使用後までの一時保管場所としてＰＴＡ室の書類棚も利用できる。（「施設開放運営委員会」の引き出し）
(2) 学校施設使用上の注意
・ 施設利用当日は利用前と利用後に副校長先生（不在時と土日祝・夜間は主事室）に連絡するとともに「承認書兼使用完了届」を提示する。
・ 利用可能な時間は 9 時から 21 時まで。
・ 申請使用時間内で準備から片付け、清掃まで行う。
・ 体育館使用時、利用申込みをした用具以外には触れない。
・ 使用後はモップがけをして、モップについたゴミは集めて入り口のゴミ箱へ。
・ 来校の際は、必ず南校舎２階受付を通る。
９．各種承認について
親睦会の企画、施設利用、お知らせの発行などのＰＴＡ活動に関しては、基本的に全てＰＴＡ会長 副校長（ 校長）の承認が必要。
(1) ＰＴＡ会長への承認依頼
・基本的には、LINE OPEN CHAT 等を用い確認を依頼し、承認を取る。
どうしても書面で行う場合は、事務室前のＰＴＡ棚と四小 ＰＴＡGmail を使用。
必要書類がある場合はデータをＰＴＡ棚に入れるか、四小 ＰＴＡ Gmail に添付し確認書類がある旨を Gmail で連絡をする。
その場合も、書類を入れた旨をLINE OPEN CHAT 等を用いて連絡 する 。
(2) 副校長への承認依頼
・副校長不在時は書類とメモを事務室へお願いしておくと確認し返却していただける。書類の確認は一週間程度の余裕をもって依頼する。
10.個人情報の取り扱いについて
個人情報（電話番号やメールアドレスなど）は、ＰＴＡ活動を円滑に進めるにあたり、必要な時だけに限定して収集 する 。
個人情報＝生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別することができるもの
【注意点】
・ 収集する際は、切り取り線の右上に以下の一文を明記する。
「頂いた個人情報は、武蔵野市立第四小学校PTA のきまり第九章個人情報取扱規則に定める目的以外には、使用致しません。
・ 先生から回収する際は、個人情報の提供を依頼した委員が行う。
・ 個人情報の保管は、委員が責任をもって行う。
・ 学校から得た個人情報は、ＰＴＡ室内の金庫にて責任を持って保管する。
個人情報は、校外へ持ち出さないこと。
・ 利用後、個人情報が記載された紙は全て役員に渡す。
※自宅のシュレッダーで処分しないこと。
・ 処分する際は、役員が学校に依頼しシュレッダーにかけて処分してもらう。
年度末は、委員の引継ぎファイル内に個人情報が残らないよう、抜き取る、切り取る、マジックで消すなど 個人情報 を 削除 する。
以上